Ko sem prvič začela delati kot poslovna tajnica, sploh nisem točno vedela, kaj naj pričakujem. V mislih sem imela predvsem tiste običajne stvari: javljanje na telefon, zapisovanje sestankov, pa občasno skuhati kakšno kavo. Ampak kmalu sem ugotovila, da sem si delo kot poslovna tajnica predstavljala čisto preveč poenostavljeno.
Že moj prvi dan v službi je bil kaotičen. Direktor je imel sestanke enega za drugim, telefon je neprestano zvonil, v elektronski pošti pa se je nabralo toliko emailov, da sem imela občutek, da ne bom nikoli končala. Na začetku sem se res počutila zmedeno, a sem hkrati sama sebi rekla, da bom to zmogla.
Največji izziv v prvih tednih mi je bil, kako sploh obvladovati svoj čas kot poslovna tajnica in vse te obveznosti. Hitro sem ugotovila, da bom morala biti precej bolj organizirana. Kupila sem si planer, začela pisati sezname opravil in si naredila sistem za razvrščanje elektronske pošte. Kmalu sem opazila, da mi stvari vedno bolje gredo od rok.
Ena ključnih stvari, ki sem jih ugotovila kot poslovna tajnica, je bila, da moje delo ni zgolj administracija. Bila sem prva oseba, ki jo stranke srečajo, ko stopijo v stik s podjetjem, zato sem hitro dojela, da dejansko predstavljam celotno podjetje. Vsak klic in vsako elektronsko sporočilo je bila priložnost, da naredim dober vtis. Spoznala sem, kako pomembno je biti potrpežljiv, prijazen in profesionalen, tudi takrat, ko so bile stvari napete in stresne.
Še danes se dobro spomnim dneva, ko je direktor pozabil na zelo pomemben sestanek s pomembnim poslovnim partnerjem. Zame je bil to velik preizkus. Brez panike sem hitro poklicala stranko, dogovorila nov termin in uredila stvari tako, da nihče ni niti opazil zapleta. Ko se mi je direktor kasneje zahvalil, sem prvič resnično začutila, da ceni moje delo.
Zdaj, po nekaj letih, gledam na svoje delo čisto drugače. Poslovna tajnica ni le nekdo, ki ureja dokumente in dviguje telefone. Gre predvsem za prilagajanje, iskanje rešitev in skrb za dobre odnose. Najlepši občutek pa je, ko veš, da si pomemben del ekipe.…